Gaste menos tempo com e-mail criando modelos de respostas

Postado em 09-05-2008 às 12:05 PM por izzy

Investigue seus e-mails. Muitos de nós temos 4 ou 5 situações básicas que sempre se repetem. Por exemplo:

1) Pedidos de informações genéricas.
2) Questões familiares.
3) Suporte técnico com questões quase sempre parecidas.
4) Assuntos que precisam de maior investigação e você terá que pedir mais tempo para responder adequadamente ao remetente.

Geralmente, cada um desses tipos gera respostas parecidas. Assim, você pode criar modelos (templates) para economizar tempo ao respondê-las.

Funciona assim: identifique e classifique grupos que se repetem. Depois crie algo como:

Caso família:

Citação:

"olá, XXXX

&insira o texto variável

um abraço, te amo.
assinatura"

Caso suporte:

Citação:

"olá, XXXX.

Recebi seu e-mail e estou cuidando do problema.
Enquanto isso, você poderia verificar se:

1. O cache do seu browser está limpo.
2. Os cabos do seu computador estão ligados.

etc.

abraço,
assinatura"

A idéia é criar modelos para os e-mails repetitivos - até mesmo os pessoais - e salvá-los em simples arquivos txt.

Conforme os casos aparecerem, mande ver no Alt + Tab e copie e cole o que for adequado. Com o tempo, você pode tornar esses templates mais funcionais e refinados.

Alguns podem argumentar que isso torna os e-mails impessoais e frios. De modo algum. 1) Você escreve neles o que quiser, de bula de remédio a letras do Odair José. 2) Você ganha tempo para realmente se concentrar no assunto.

Se você quiser ganhar mais tempo ainda, pode criar teclas de atalho para esses templates - e para muitas outras palavras que você digita com frequência - usando programas como o Texter (Windows) e TextExpander (Mac).

Ou o aplicativo E-mail Commander, um cliente de e-mail bem simples (pense num Outlook com anorexia), que permite criar templates como quem cria filtros. Ou seja: toda vez que chegar um e-mail do seu patrão, ele já será respondido com um padrão de cores e textos pré-definidos.

Assim você vai pode inserir cores, numerologia ou mensagens subliminares no layout, incitando seu chefe inconscientemente a lhe dar um aumento de salário. Vai que funcione.

Bom divertimento!